学生档案管理工作暂行规定
为做好学生档案材料的收集,归档和管理工作,实现学生档案管理工作的规范化,制度化,更好地为学生工作服务,根据我校《档案管理办法》现制定本暂行规定.
一,收集,归档的范围
(一)学生高考的有关档案材料,包括《高中学生登记表》,《高中毕业生登记表》,《高等学校招生考试报名登记表》,《高等学校招生体格检查表》,以及初,高中阶段《入团申请书》,《入团志愿书》,《入党申请书》,《入党志愿书》,党,团员登记表和各种先进人物登记表,先进模范事迹,嘉奖通报及表扬材料;
(二)学生在校期间思想,学习及表现的写实性材料,包括《山东电力高等专科学校学生登记表》和《学生成绩册》等;
(三)在校期间党,团组织建设中形成的材料,包括已批准转正的党员《入党申请书》,《入党积极分子培养考察表》,《入党志愿书》和转正申请书及政审材料,《党员登记表》民主评议党员形成的组织意见,登记表,《入团申请书》,《入团志愿书》,《团员登记表》,《团员民主评议登记表》等;
(四)表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表,先进模范事迹,嘉奖通报及表扬材料;
(五)党代会,人代会,政协会和工,青,妇等群众团体代表会等会议形成的代表,委员的简介,政绩等材料;
(六)学生毕业时形成的有关材料,包括《毕业生登记表》,《学习成绩册》,《毕业生报到证》正本等;
(七)其他可供组织参考的有保存价值的材料.
二,对收集,归档材料的要求:
(一)必须是手续完备齐全的正式文件材料,凡规定应由组织审查盖章的,须有组织盖章;
(二)各种材料必须完整,齐全,真实.文章清楚,对象明确,写明办理单位及时间;
(三)档案材料应统一使用16开规格的办公用纸,不得使用圆珠笔,铅笔,红色笔和复写纸书写.
三,收集,归档的方法
(一)形成学生档案材料的部门在形成正式材料的一个月内,负责按要求把应归档的材料送学生档案管理部门归档,并形成制度;
(二)学生档案管理部门要经常了解和掌握形成学生档案材料源的信息,沟通渠道,建立联系制度,不失时机地向形成材料的部门收集应归档的材料;
(三)学生档案管理部门发现送交的归档材料不符合要求时,要及时通知形成档案材料的部门补送材料或补办材料,形成材料的部门要按规定认真办理;
(四)学生档案管理部门,负责应届毕业生的档案材料转递工作.
四,学生档案的日常管理
(一)凡被我校录取的国家计划内学生,省计划内学生,其高考档案在招生工作结束和班级编排完毕之后,有关的系辅导员,借阅,一般情况下应在一个月之内送还学生档案管理部门;在招生中发现考生档案材料不全的,应视情况不予录取或补齐或出示有关证明材料;
(二)新生入校后,应在一个月内由学生本人填写《山东电专学生登记表》,交辅导员保管;学习期间按要求由辅导员及时填写有关内容,毕业离校前两周内应将填写组织鉴定意见的该表和其他有关材料一并送学生档案管理部门,经审核整理后归入学生个人档案;
(三)预备党员的《入党志愿书》等有关材料按有关规定由学生所在党支部保存,待转为正式党员后归档;毕业前未能转正的预备党员,党员发展对象,入党积极分子的有关材料,在转递毕业生档案时,由学生档案管理部门协助组织部门一并转递有关单位党组织.
(四)学生在校期间的各种奖励,表彰等有关材料,包括《三好学生登记表》,《优秀学生干部登记表》,《优秀团员登记表》及其它奖励材料以及受处分的有关材料,应在办理完毕后两周内送交学生档案管理部门归档;
(五)《学生成绩册》应在学生离校后一周内归档;
(六)毕业生档案转递前,学生档案管理部门对学生档案进行一次全面检查,整理,缺者应及时补齐,并应在学生离校后两周内将学生档案转递有关毕业生接收单位或有关组织人事部门;
(七)借阅学生档案,需经部门领导或校领导批准,到学生档案管理部门办理借阅手续;
(八)学生档案的保存按上级有关规定执行.
五,本规定自下发之日起执行.
六,本规定由学生处负责解释.